Nõuded dokumendihalduri teadmistele ja oskustele

Üldoskused ja –teadmised
kõrgtasemel ühiskonnaalased teadmised, s.h. teadmised demokraatliku ühiskonna korraldusest, Eesti halduskorraldusest, riiklikest institutsioonidest, Eesti õiguskorrast jm; kesktasemel teadmised majanduse põhialustest; kõrgtasemel suhtlemisoskus, s.h. teadmised suhtlemistehnikatest, kehtestamisvõtetest, konfliktidega toimetulekust, oskus kuulata jm; kesktasemel teadmised juhtimisest, s.h. teadmised juhtimise ja infojuhtimise alustest, organisatsioonikäitumise põhimõtetest jm; teadmised töökeskkonnast (tuleohutus, esmaabi jm) ning eesti keele oskus kõrgtasemel ning vähemalt ühe võõrkeele oskus kesktasemel.

Põhi-, eri- ja lisaoskused ning –teadmised:
Kutsealaga seotud riiklikud ja rahvusvahelised õigusaktid ja standardid, millest põhiteadmistena on ära märgitud avalikku haldust korraldavad õigusaktid, asjaajamist ja arhiivindust korraldavad õigusaktid, info- ja teabehaldust korraldavad õigusaktid, muud dokumenteerimist käsitlevad õigusaktid, dokumendihalduse standardid ning informatsiooni kirjelduse standardid; eriteadmisena on märgitud infotehnoloogiaalased õigusaktid ja standardid, riigihanke ja autorikaitse alased õigusaktid. Lisaks võiks dokumendihaldur omada teadmisi varasematest arhiivinduse ja asjaajamise õigusaktidest ja standarditest.

Asjaajamise korraldamine – põhiteadmistena dokumendihaldust korraldavate dokumentide väljatöötamine, asjaajamisteenistuse korraldamine, asjaajamisperioodi haldus ning asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine. Erioskusena peab dokumendihaldur teadma projektijuhtimisest asjaajamises, organisatsioonisisesest infokorraldusest, asjaajamisteenistuse eelarve koostamisest, materjalide kuluarvestuse ja hankimise korraldamisest.

Dokumendid ja dokumenteerimine – teadmised dokumenteerimise vajadusest ja kohustusest, dokumentide omadustest (autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus, kasutatavus), eriteadmisena mikrovormidest ja nende loomise etappidest (kavand, originaal, koopia, ärakiri, väljavõte), dokumentatsiooni allsüsteemidest (haldusdokumendid, personalidokumendid ja muud põhitegevuse dokumendid, eriteadmisena veel ka äridokumentatsioonist, tehnilisest dokumentatsioonist, raamatupidamisdokumentidest jm), dokumentidele esitatavatest nõuetest – dokumendi rekvisiidid, vormi- ja turvanõuded, digitaaldokumentide vormingud, digitaaldokumendi autentsusest ja usaldusväärsusest, digitaalallkirja andmisest ja kontrollimisest, paber- ja digitaaldokumendivormide väljatöötamisest, arhiivipüsivatest materjalidest ja andmekandjatest.

Dokumendihaldus – teadmised dokumentide süstematiseerimisest (dokumentide loetelu koostamine, organiseerimine asjadeks, toimikuteks ja sarjadeks, dokumentide paigutamise kaustadesse), dokumendihaldussüsteemi loomisest ja käigushoidmisest (hinnakalkulatsioonid, toimimise kontrollimine, muudatuste teostamine, s.h. elektroonilise dokumendihaldussüsteemi käigushoidmine); dokumendi elutsükli haldusest ja selle vahekorrast arhiivihaldusega (dokumentide eraldamine asjaajamisest), elektroonilise dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsusest ja metaandmetest (versioonihaldus ja dokumendiringluse korraldamine, dokumendi elutsükli haldus, säilitustähtaja haldus jm). Eriteadmised riigi andmekorraldusest ja andmekogudest ning metaandmestandarditest. Lisaks teadmised rahvusvahelistest dokumendihalduse standarditest.

Arhiivihaldus – teadmised arhiivide funktsioonidest ja liikidest, arhiveerimise põhimõtetest, arhiivitöö korraldamisest asutuses, arhivaalide säilivuse tagamisest ja kaitsest ning hävitamisest. Eriteadmised arhiveerimisest – arhiivikorrastamise põhiprintsiipidest ja –võtetest, arhiivi teatmestu koostamisest (arhivaalide loetelu, mitmetasandiline arhiivikirjeldus, nimistu koostamine), teadmised tänapäevase ja varasema arhiivikorralduse ja kirjelduse ühildamisest, digitaaldokumentide arhiveerimisest ja pikaajalisest säilitamisest ning arhiivi ohuplaanist. Lisateadmised dokumendi- ja arhiivihalduse rahvusvahelistest keskustest ja nende tegevusest.

Infotehnoloogia – Arvutikasutaja Oskustunnistuse moodulid 1-7, teadmised programmide installeerimisest, lisaseadmetest (printerid, skannerid jne), tarkvarast (grupitöö tarkvara, dokumendihaldustarkvara, pilditöötlustarkvara), internetist (XML keel ja spetsifikatsioonid), failivormingutest ja failisüsteemidest (teksti-, pildi-, printfailid, andmebaasid, pakkimine, vormingute muutmine), hoiumeediumitest (CD, DVD, disketid, magnetlindid), turvakoopiate tegemisest, hoidmisest ja turvakoopiatelt taastamisest. Eriteadmistena teabehaldusest, geoinfosüsteemidest, meditsiiniinfosüsteemidest, vektor- ja rasterfailidest jm. Lisateadmisena krüpteerimisest.

Infoturve·– teadmised turvalise arvutisüsteemi loomisest ja selle põhikomponentidest, turvalise arvutisüsteemi loomiseks kasutatavast tarkvarast, turvaklassidest, arvutiviirustest ja nende vältimisest.

Dokumendihaldussüsteemi riskihaldus – teadmised dokumentide kättesaadavuse tagamisest ka pärast võimalike õnnetuste toimumist. Dokumendihalduri erioskuste ja -teadmiste omandamine võimaldab spetsialiseerumist kitsamas valdkonnas, kus erialane tegevus nõuab spetsiaalseid infotehnoloogilisi ja dokumentatsioonialaseid teadmisi ja oskusi