Dokumendihaldusest üldiselt

Selleks, et asutuses oleks garanteeritud vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendi- ja arhiivihaldus, on asutus paika pannud oma asjaajamise korra. Asjaajamiskorras määratakse dokumendi elukäigu iga etapi jaoks vastutus ja kontrolli teostamise viis (nt. ettekirjutused dokumentide vormistamiseks, dokumentide registreerimise kord, dokumendi arhiveerimise kord, jne.).

Asjaajamiskorra kõrval on teiseks oluliseks dokumendihalduse ohjevahendiks asutuse tegevuste ja funktsioonide liigitusel põhinev dokumentide loetelu, kus näidatakse ära dokumendisarjade säilitustähtajad ning tihti ka juurdepääsu piirangud teatud liiki dokumentidele.

Asutusele vajaliku informatsiooni haldamiseks kasutatakse erinevaid süsteeme-suur osa vajalikust infost ringleb aga dokumentide vormis. Tegevuste dokumenteerimise vajadus tuleneb asutuse vajadusest paremini korraldada omaenda tööd, tagada õigusi ja fikseerida kohustusi, järgida seaduseid ja ettekirjutusi, olla kliendisõbralik ja usaldusväärne. Korras dokumendid muudavad asutuse töö usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on asutuse mälu.

Dokumendid fikseerivad tehtud otsused ja aitavad kujundada uusi otsuseid ning algatada uusi tegevusi. Seetõttu on dokumendid asutuse jaoks väärtuslik ressurss ja nii nagu igat teist ressurssi, tuleb ka dokumente korralikult hallata. Ja omakorda, mitmed teised info haldamise süsteemid põhinevad dokumentidel ja dokumentidesse kätketud infol.

Dokumendihalduse mõttes ei erine dokumentide haldamine arvutis nende haldamisest paberil: põhimõtted jäävad samaks. Samas on digitaalsetel dokumentidel oma paberil eeskujudega võrreldes mitmeid eeliseid (aga ka miinuseid): digitaalne info on rohkem liikuvam (dünaamiline), seda on lihtne luua (ja see on vähem fikseeritud); seda on lihtsam vahetada (aga ka kustutada); digitaalsed dokumendid on sõltuvad tehnoloogiast, mis vananeb kiiresti.

Kuna dokumendihalduse printsiibid jäävad üleminekul paberdokumentidega asja ajamiselt digitaaldokumentidele samaks, ei saa digitaalse dokumendihalduse juurutamine õnnestuda enne, kui asutuse asjaajamine tervikuna on korrastatud, piisavalt reguleeritud ja vastab ettevõtte vajadustele.

Digitaalsete dokumentidega asjaajamise kunstlik eristamine paberdokumentide ringlusest toob kaasa tarbetu keerukuse, kasvava ajakulu, efektiivsuse languse ja turvariskide suurenemise.

Väljakujunenud asjaajamise traditsioon ja tava muudetakse tavaliselt teatud perioodilisusega õigusaktidena normiks, mida seejärel kõik järgima peavad. Detailsete seaduste ja määruste hulgas on raamatupidamisseadus, avaliku teabe seadus, avaldustele vastamise seadus, haldusmenetluse seadus, asjaajamiskorra ühtsed alused, arhiivieeskiri, jne. Üldiste seadustena saaks nimetada vaid arhiiviseadust.

Nii nagu õigusakte, on ka detailsemaid ja üldisemaid standardeid. Asjaajamist ja dokumentide haldamist kaudselt või otsesemalt puudutavad eristandardid on näiteks arhiivipüsivate materjalide kohta, dokumentide hävitusmeetodite kohta, erinevad terminoloogia standardid, metaandmete süsteemid, jne.

Asjaajamise kohta on olemas ka üks üldine standard: ISO 15489 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus", millesse on kokku võetud ja üldistatud paljude riikide asjaajamise parem praktika. Spetsiifilisemalt elektrooniliste dokumendihalduse süsteemide jaoks on nende toimimise ja omaduste kohta olemas funktsionaalsuse nõuded.

ISO 15489 koosneb kahest osast: standardi üldosa - Osa 1: Üldnõuded ja selle juurde kuuluv tehniline aruanne - Osa 2: "Juhised". Standard esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunised kohustuste kindlaksmääramiseks dokumentide ja dokumendihalduse kordade, protseduuride, süsteemide ja protsesside kohta. Standard ISO 15489-1:2001 ja ISO/TR 15489-2:2001 on avaldatud eesti keeles.

Standardis on eraldi rõhutatud, et esitatud haldamise printsiibid kehtivad sõltumata dokumentide vormingust või kandjast - nii paberil kui digitaalsete dokumentide puhul ning mistahes organisatsiooni tüübi puhul-nii avaliku kui eraõigusliku organisatsiooni jaoks.

Riigikantselei on riigihankega tellinud sellise nõuete loetelu, mis määratleks tegevused ja omadused, mida erinevad dokumendihalduse tarkvarad peaksid dokumendi elukäigu üksikutel etappidel teostama.

Funktsionaalsusnõuded kirjutavad rohkem ette mida ühe asjaajamise töölõigu käigus läbi viia tuleb, kui seda, kuidas neid tegevuse teostada tuleb. Seeläbi pakuvad ka funktsionaalsusnõuded tervikliku pildi digitaalsest dokumendihaldusest ja selle struktuursetest üksustest.

Korrektne digitaalne arhiveerimine tähendab dokumentide dokumendihaldus-süsteemist välja võtmist koos dokumentide juurde kuuluva kirjeldusega ning vajadusel selle kirjelduse (metaandmete) täiendamist tehniliste andmetega dokumendi loomise ja kasutamise jaoks vajaliku keskkonna kohta (s.t. riist- ja tarkvara).

Elektroonilise dokumendihalduse süsteemi kontekstis ei pruugi digitaalne arhiveerimine tähendada dokumentide füüsilist eraldamist süsteemist mõnede süsteemide puhul on võimalik arhiveeritud dokumendid salvestada eraldi dokumendibaasi, mis jääb endiselt sidusrežiimis kasutatavaks, kuid ei ole enam primaarne dokumendibaas, milles toimuvad aktiivsete dokumentide otsingud.

Elektrooniline dokumendihalduse süsteem pakub alati rohkem võimalusi kui pelgalt kirjade elektrooniline registreerimine-sellel on keskne osa kogu asutuse info haldamises ja see peab ühilduma teiste süsteemidega (nt. grupitöö vahendid, majandustarkvara, kvaliteedijuhtimise süsteemid, jne.).

Dokumendihalduse süsteem peab muutuma asutuse tugisüsteemiks, millest on kasu, mis hoiab kokku aega ja raha ning mis kontrollib efektiivselt asutuse informatsiooniressursse.

Dokumendihalduse tarkvarad pakuvad palju lisafunktsioone: versioonikontroll dokumentide loomisel; dokumendiplankide, -standardite ja -põhjade kasutamine; dokumentide kasutamise ja täitmise jälgimine; ühilduvus teiste süsteemidega; dokumentide automaatne arhiveerimine; ja palju muud.

Digitaalse allkirja kõrvale on tulemas digitaalne tempel

Kui praegu saavad digitaalset allkirja anda ainult üksikisikud, kelle jaoks see on sama kaaluga nagu omakäeline allkiri, siis värske seaduseelnõu paneb paika reeglid ka digitaalse templi kasutamiseks, mida saavad anda juriidilised isikud.Digitaalset templit saaksid anda nii ettevõtted, riigi- või kohaliku omavalitsuse asutused, füüsilisest isikust ettevõtjad kui avalik-õigusliku ameti kandjad. Tempel kinnitaks, et elektrooniliselt teele läinud dokumendid või muu info pärineb tõepoolest antud firmast või asutusest. Digitaalne tempel asendab elektrooniliste dokumentide puhul tavalist templit, pitsatit või pitserit.

Kui digitaalse templi lisab dokumendile konkreetne isik, saab adressaat templi kontrollimisel veenduda, kas tal on ettevõtte või asutuse esindamiseks volitused. Templi uus väärtus seisnebki selles, et kui praegu kinnitab mõne firma esindaja dokumendi oma isikliku digitaalse allkirjaga, siis see tema volitusi ei tõenda. Seeläbi muudab digitaalne tempel elektroonilise asjaajamise turvalisemaks ja usaldusväärsemaks.
Templi omandmiseks tuleb asutusel taotleda sertifikaati Eesti riiklikus sertifitseerimise registris registreeritud sertifitseerimisteenuse osutajalt. Taotlemisel tuleb esitada ka templi tembelduspõhimõtted ehk templi kasutamise viisid ja eesmärk, templi andmise õigusega isikud jne. Tembeldatud dokumendi saaja saab hiljem nende alusel kontrollida, kas templit on kasutatud õigesti.
Digitaalset templit saab anda nii volitatud füüsiline isik kui ka automaatselt. Templiga saaks automaatselt kinnitada näiteks väljavõtteid andmebaasidest, registritest jms.
Digitaalset templit võib kasutada väga erinevates valdkondades. Näiteks saavad krediidiasutused kinnitada kontoväljavõtet või maksekorraldusi internetipangas, e-arveid, erinevaid tõendeid ja ka tavalisi e-kirju, tõstmaks e-postiga saadetava teate usaldusväärsust. Eesti suuremad pangad kasutavad digitaalset templit juba praegu.
Väga lai on digitempli kasutusala haldusmenetluses. See lihtsustaks ja laiendaks kohtute, notariaadi, kriminaalhoolekandjate, kohtutäiturite, pankrotihaldurite, arhiivide ja registrite elektroonilist asjaajamist. Samuti saab mõned praegu vaid paberil käivad toimingud – näiteks ärakirjade kinnitamine kohtutes – esmakordselt elektrooniliseks muuta.
Mille jaoks täpselt ja kuidas kasutatakse mingis asutuses digitaalset templit, kirjeldatakse selle tembelduspõhimõtetes. Asutusel võib olla mitmeid erineva õigusliku jõu ja tähendusega digitaalseid templeid. Seejuures saab tembeldatud dokumendi adressaat kontrollida, kas templit kasutati sihipäraselt ja volitatud isiku poolt.
Kokkuvõtlikult on digitaalne tempel juriidilise isiku poolt antav digitaalne kinnitus, mille andmise kord ja tõestusväärtus on reguleeritud seadusega, sertifitseerimisteenuse osutaja sertifitseerimispõhimõtetega ja templi andja tembelduspõhimõtetega. Tehnoloogiliselt on digitaalne tempel juriidilise isiku digitaalallkiri, tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida templi andja kasutab, et tõendada oma seost digitaalse dokumendiga ja selle autentsust ning terviklust.
Praegune digitaalallkirja seaduse ja haldusmenetluse seaduse muutmise seaduse eelnõu, mille Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium saatis kooskõlastusringile, loob võimaluse digitaalne tempel laiemalt kasutusse võtta. Notariaadi, kohtute jms haldusasutuste puhul tuleb veel täpsemad

Nõuded dokumendihalduri teadmistele ja oskustele

Üldoskused ja –teadmised
kõrgtasemel ühiskonnaalased teadmised, s.h. teadmised demokraatliku ühiskonna korraldusest, Eesti halduskorraldusest, riiklikest institutsioonidest, Eesti õiguskorrast jm; kesktasemel teadmised majanduse põhialustest; kõrgtasemel suhtlemisoskus, s.h. teadmised suhtlemistehnikatest, kehtestamisvõtetest, konfliktidega toimetulekust, oskus kuulata jm; kesktasemel teadmised juhtimisest, s.h. teadmised juhtimise ja infojuhtimise alustest, organisatsioonikäitumise põhimõtetest jm; teadmised töökeskkonnast (tuleohutus, esmaabi jm) ning eesti keele oskus kõrgtasemel ning vähemalt ühe võõrkeele oskus kesktasemel.

Põhi-, eri- ja lisaoskused ning –teadmised:
Kutsealaga seotud riiklikud ja rahvusvahelised õigusaktid ja standardid, millest põhiteadmistena on ära märgitud avalikku haldust korraldavad õigusaktid, asjaajamist ja arhiivindust korraldavad õigusaktid, info- ja teabehaldust korraldavad õigusaktid, muud dokumenteerimist käsitlevad õigusaktid, dokumendihalduse standardid ning informatsiooni kirjelduse standardid; eriteadmisena on märgitud infotehnoloogiaalased õigusaktid ja standardid, riigihanke ja autorikaitse alased õigusaktid. Lisaks võiks dokumendihaldur omada teadmisi varasematest arhiivinduse ja asjaajamise õigusaktidest ja standarditest.

Asjaajamise korraldamine – põhiteadmistena dokumendihaldust korraldavate dokumentide väljatöötamine, asjaajamisteenistuse korraldamine, asjaajamisperioodi haldus ning asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine. Erioskusena peab dokumendihaldur teadma projektijuhtimisest asjaajamises, organisatsioonisisesest infokorraldusest, asjaajamisteenistuse eelarve koostamisest, materjalide kuluarvestuse ja hankimise korraldamisest.

Dokumendid ja dokumenteerimine – teadmised dokumenteerimise vajadusest ja kohustusest, dokumentide omadustest (autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus, kasutatavus), eriteadmisena mikrovormidest ja nende loomise etappidest (kavand, originaal, koopia, ärakiri, väljavõte), dokumentatsiooni allsüsteemidest (haldusdokumendid, personalidokumendid ja muud põhitegevuse dokumendid, eriteadmisena veel ka äridokumentatsioonist, tehnilisest dokumentatsioonist, raamatupidamisdokumentidest jm), dokumentidele esitatavatest nõuetest – dokumendi rekvisiidid, vormi- ja turvanõuded, digitaaldokumentide vormingud, digitaaldokumendi autentsusest ja usaldusväärsusest, digitaalallkirja andmisest ja kontrollimisest, paber- ja digitaaldokumendivormide väljatöötamisest, arhiivipüsivatest materjalidest ja andmekandjatest.

Dokumendihaldus – teadmised dokumentide süstematiseerimisest (dokumentide loetelu koostamine, organiseerimine asjadeks, toimikuteks ja sarjadeks, dokumentide paigutamise kaustadesse), dokumendihaldussüsteemi loomisest ja käigushoidmisest (hinnakalkulatsioonid, toimimise kontrollimine, muudatuste teostamine, s.h. elektroonilise dokumendihaldussüsteemi käigushoidmine); dokumendi elutsükli haldusest ja selle vahekorrast arhiivihaldusega (dokumentide eraldamine asjaajamisest), elektroonilise dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsusest ja metaandmetest (versioonihaldus ja dokumendiringluse korraldamine, dokumendi elutsükli haldus, säilitustähtaja haldus jm). Eriteadmised riigi andmekorraldusest ja andmekogudest ning metaandmestandarditest. Lisaks teadmised rahvusvahelistest dokumendihalduse standarditest.

Arhiivihaldus – teadmised arhiivide funktsioonidest ja liikidest, arhiveerimise põhimõtetest, arhiivitöö korraldamisest asutuses, arhivaalide säilivuse tagamisest ja kaitsest ning hävitamisest. Eriteadmised arhiveerimisest – arhiivikorrastamise põhiprintsiipidest ja –võtetest, arhiivi teatmestu koostamisest (arhivaalide loetelu, mitmetasandiline arhiivikirjeldus, nimistu koostamine), teadmised tänapäevase ja varasema arhiivikorralduse ja kirjelduse ühildamisest, digitaaldokumentide arhiveerimisest ja pikaajalisest säilitamisest ning arhiivi ohuplaanist. Lisateadmised dokumendi- ja arhiivihalduse rahvusvahelistest keskustest ja nende tegevusest.

Infotehnoloogia – Arvutikasutaja Oskustunnistuse moodulid 1-7, teadmised programmide installeerimisest, lisaseadmetest (printerid, skannerid jne), tarkvarast (grupitöö tarkvara, dokumendihaldustarkvara, pilditöötlustarkvara), internetist (XML keel ja spetsifikatsioonid), failivormingutest ja failisüsteemidest (teksti-, pildi-, printfailid, andmebaasid, pakkimine, vormingute muutmine), hoiumeediumitest (CD, DVD, disketid, magnetlindid), turvakoopiate tegemisest, hoidmisest ja turvakoopiatelt taastamisest. Eriteadmistena teabehaldusest, geoinfosüsteemidest, meditsiiniinfosüsteemidest, vektor- ja rasterfailidest jm. Lisateadmisena krüpteerimisest.

Infoturve·– teadmised turvalise arvutisüsteemi loomisest ja selle põhikomponentidest, turvalise arvutisüsteemi loomiseks kasutatavast tarkvarast, turvaklassidest, arvutiviirustest ja nende vältimisest.

Dokumendihaldussüsteemi riskihaldus – teadmised dokumentide kättesaadavuse tagamisest ka pärast võimalike õnnetuste toimumist. Dokumendihalduri erioskuste ja -teadmiste omandamine võimaldab spetsialiseerumist kitsamas valdkonnas, kus erialane tegevus nõuab spetsiaalseid infotehnoloogilisi ja dokumentatsioonialaseid teadmisi ja oskusi

Dokumendihalduri ülesanded

Dokumendihalduri põhilised ülesanded on dokumendihalduse korraldamine, riskihaldus, arhiivihalduse korraldamine, töötajatele dokumendihaldusealase koolituse korraldamine ja erialane nõustamine.

Tal peab olema täielik ülevaade organisatsiooni tegevusest ja eesmärkidest, et koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamine ning säilimise tagamine. Selleks peavad tal olema dokumendihaldus- ja arhiivindusealased teadmised ning oskused.

Seoses üleminekuga elektroonilisele dokumendihaldusele on dokumendi-haldurile vajalikud teadmised ja oskused infotöötlusest ning infotehnoloogiast.

Dokumendihalduri tööülesannete mitmekesisus nõuab paindlikku ja kiiret tegutsemist, korrektsust, täpsust, püsivust ja kohusetundlikkust, süstemaatilist mõtlemist ning oskust planeerida oma tööd ja aega.

Töö on seotud inimeste juhtimise ning teenindamisega, mis eeldab suhtlemisvalmidust, kehtestavust, koostöö-, otsustus- ja vastutusvõimet ning head suulist ja kirjalikku väljendusoskust. Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, mis seab talle kõrged eetilised nõudmised. Dokumendihaldur töötab nii avalikus kui erasektoris.